オフィスエントランスを最大限活かすためには？音環境を活用した３つのポイント
オフィスエントランスは、その企業を訪問して最初に目にする部分です。そのため、企業に対する第一印象に大きな影響を与えます。
最近では大企業だけでなく小規模な会社でもオフィスのデザインに力を入れているところが増えてきており、特に企業の「顔」となるエントランス部分に関しては力を入れる傾向にあります。
しかし、エントランス部分の重要性について理解していても、
「具体的にどのような点を改善すればいいかわからない」
「コストがかかりそうでなかなか踏み切れない」
と悩まれている方も多いのではないでしょうか。
そこで、今回の記事ではオフィスエントランスを作り上げる上で抑えておくべきポイントについてまとめました。 また、記事の後半には、すぐに行えるエントランスの改善方法についても紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。
・オフィスエントランスでB G Mをかけるメリット
・オフィスエントランスで使用できる音源について
音楽を活用して、よりよいオフィス環境を作るためにも、ぜひ参考にしてみて下さい。
1.オフィスエントランスの必要性とは
オフィスエントランスのデザインは企業によって様々です。
受付担当を配置したエントランスから、ソファーを設置して待合室のような形にしたものまで、その業種や形態によって異なってきます。
もちろん、自社の特色を出したオフィスエントランスにする事は大切ですが、そもそもオフィスエントランスの役割とはなんなのでしょうか。
最低限のオフィスエントランスに必要な役割には以下の二つのものがあります。
・訪問内容に応じた案内をする役割
・ワークスペースとオフィスの入り口を仕切る、パーテーションとしての役割
これら二つの機能を備えていれば、基本的にはオフィスエントランスとして問題はないでしょう。
しかし、オフィスエントランスは訪れた方が最初に目にする場所です。
そんな第一印象を決定する場所を、単なる入り口として捉えてしまうのはもったいないですよね。
そこでまず、オフィスエントランスを活用するポイントについてお伝えいたします。
オフィスエントランスが持つポテンシャルについて
そもそもオフィスエントランスが持つポテンシャルとはなんなのでしょうか。
みなさんご存知だと思いますが、オフィスエントランスは最初に目に触れる場所であるため、印象に残りやすい。 という大きな特徴があります。
特に、人間はその多くを視覚的な情報に頼っているため、その会社について詳しく知らない人にとってこの第一印象が直接会社のイメージにつながります。
例えば、エントランスに荷物や段ボールが置きっぱなしになっていて雑然としていた場合、会社全体がそのような雰囲気であるかのような印象を与えてしまい、クライアントの信頼感を落としてしまうことにつながりかねません。
逆に、このことを踏まえると、オフィスエントランスを活用して自社のイメージを積極的にアピールすることでクライアントとの良好な関係を築けることがわかります。
ここまでで、オフィスエントランスの持つポテンシャルについては分かっていただけたのではないでしょうか。
そこで、次は実際にオフィスエントランスのデザインで重要な３つのポイントについて説明いたします。
2.オフィスエントランスで重要な３つのポイント
統一感のあるデザイン
まず、一つ目のポイントはデザインに統一感を持たせることです。
デザインに統一感を持たせることによって、企業としての個性・目標の統一化をアピールすることで、相手に 好印象を与えることができます。
また、オフィスエントランスのデザインはその企業と関連するものだと効果が高いです。
コーポレートカラーを取り入れたり、企業のシンボルであるロゴを取り入れたりすることによって、その会社特有のオリジナリティを持ったエントランスを演出することができます。
さらに、ウェブサイトや広告なども併せて統一感を持たせることで、より企業としての印象を強めることができます。
清潔感と明るさ
オフィスエントランスは家でいうと玄関にあたります。
靴が散乱していて殺伐としている玄関と、必要な靴だけが並べられていて、しっかりとシューボックスに整頓されている玄関だと、どちらが良い印象を受けるでしょうか？もちろん後者ですよね。
玄関がきれいになっているだけで、家の清潔感だけでなく、家主に対してもプラスの印象を受けると思います。
そして、これはオフィスエントランスでも同じことが言えるのです。
例えば、入り口に書類や段ボールが積んであったり、傘立てにビニール傘が散乱していたりすると、それだけで企業のイメージを落としてしまいます。
また、清潔感だけではなく明るさも大切です。
おしゃれなバーのようにあえて照明を暗くするならいいですが、基本的に照明は明るくすることによってポジティブな印象を相手に与えることができるので、照明は明るい温暖色を用いることをお勧めいたします。
BGMによる演出
意外忘れてしまいがちなポイントとして、音楽を活用することもできます。
来訪者の第一印象としては、もちろん視覚の占める情報が大きくなりますが、視覚によるデザインと併せて活用することで、
音による環境づくりも効果的に活用することができます。
また、BGMの導入はデザインの変更とは異なり、コストもそこまでかからず導入がしやすいと言うメリットがあります。
それ以外にも、相手の気持ちを誘導するなどBGM活用にはさまざまな効果があります。
そこで、次はオフィスエントランスでの音環境の活用に着目して詳しく説明いたします。
3.エントランスでBGMをかけるメリット
イメージを演出することができる
音楽を聴くと悲しい気分になったり、逆に音楽を聴くことで元気をもらったりと、人の心は音によって大きく影響を受けています。
作業前に激しい音楽を聴いてやる気を出したり、寝る前にリラクゼーション音楽を聴いて気分を落ち着たりと、日常生活でも音楽で気持ちを整えている方は多いのではないでしょうか。
このように音楽は人の心理状況に影響を与えるのですが、それには以下の三つの効果が関わっているとされています。
・マスキング効果
・イメージ誘導効果
・行動誘導効果
この中で、オフィスエントランスに活用できる効果が、 マスキング効果とイメージ誘導効果です。
まず、マスキング効果とは、音楽によって他の音をかき消したり覆ったりすることができる効果のことです。
この効果を活用することで、オフィスエントランスにおいてワーキングスペースの雑音や騒音をかき消すことができます。
特に、会社のレイアウトによっては、電話対応中の会話やプリンターや空調などの騒音が、エントランスまでその音が響いてきてしまうこともあるので、その場合BGMによるマスキングが最適です。
次にイメージ誘導効果についてです。
イメージ誘導効果とは、簡単にいうとBGMによって雰囲気を作りだす効果のことです。
例えばレストランで高級感を醸し出したり、テーマパークで楽しさを演出したりといった場面で活用されています。
同様に、オフィスエントランスでもBGMを流すことによって、信頼感のある企業を演出して、相手により強く印象付けることができます。
また、来訪者が事前に雰囲気に慣れてリラックスすることで、その後の会話が弾んだり、自社の商品に興味を持ってもらうきっかけが生まれるかもしれません。
気軽に導入することが可能
オフィスエントランスのデザインを変更したり、レイアウトの変更を行ったりするにはコストも時間もかかってしまいます。
しかし、BGMの導入は、音楽を流す機械の設置と,流すBGMの購入さえ行うことができれば、すぐに対応することができます。
また、万一必要ないと感じた場合も、レイアウトの変更などとは違い音楽を止めるだけで済ませることができます。
コストとベネフィットの割合を考えると、BGMを流すのはどの方法よりもコストパフォーマンスの良い方法なのではないでしょうか。
4.エントランスで音楽をかける方法
いざオフィスで音楽をかけるとなったら、具体的にはどのような方法を取ればいいのでしょうか。
実はオフィスでBGMを流す際には注意しなければならない点がいくつかあります。
ここでは、それらを踏まえて、オフィスで音楽をかける2つの方法についてご紹介します。
自分の持っている音楽をかける
Applemusic や spotify といった音楽の定額利用サービスを利用されている方も多いのではないでしょうか。
これらに入っている音楽をオフィスエントランスでそのまま流したい、という方もいらっしゃるかもしれませんが、これは厳密にいうと著作権法違反になる可能性が高いです。
多くの音源はJASPACなどの著作権管理業者の管轄となっているため、個人利用の範疇を超えてしまった場合、使用料を払う必要があります。
オフィスや工場などの従業員しかいない場所の場合は、例外として使用料が免除される可能せがありますが、 今回の場合、オフィスのエントランスという従業員以外の方も多く出入りする可能性がある場所のため、使用料が必要となります。
もし、自分が持っている音楽を流したい場合は、JASRACで使用料を支払う手続きを行いましょう。
USENなどの有料サービスを利用する
みなさんご存知のUSEN以外にも、商業施設向けの音楽配信サービスは多数あり、近年ではオフィス向けに特化した音楽配信サービスも出てきています。
この配信サービスを使用するメリットは、利用者に代わって著作権の手続きや支払いを行っているため、面倒な手続きや個別での支払いが必要ないという点です。
また、自動で選曲してくれるためBGMを選ぶ手間もなく、一般的な音楽以外にも自然音や歌詞のないメロディーラインのみのBGMを流すことができるということから、オフィスエントランスにも適した音楽を流すことができます。
5.オフィスエントランスの改善はまずBGMから
今回の記事では、まずオフィスエントランスを作り上げるための３つのポイントについてご紹介しました。
・統一感のあるデザイン
・清潔感と明るさ
・BGMによる演出
しかし、これらの大切統一感のあるデザインや、明るさを演出するレイアウトなどは、コストや手間がかかることを考えるとなかなか採用しづらいかもしれません。
なので、もしオフィスエントランスの雰囲気で悩まれている方は、まずはBGMを流すというところから初めて見てはいかがでしょうか？
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