【オフィス移転事例】移転を経験した３社から学ぶ近年のオフィス戦略

 

「オフィス移転を任されたけれど、何から始めればいいかわからない」
「オフィス移転の方針について、なかなか社内で話がまとまらない」

 

この記事を見てる方には、こういった方が多いのではないでしょうか。
オフィス移転は、 社員全員の働き方に関わる重大プロジェクトですから、慎重になってしまう方も多いです。

そこで、この記事では実際にオフィス移転を行った３社の事例をご紹介いたします。
オフィス移転に関して３社とも異なる戦略を立てていて、筆者としてもかなり勉強になったので、オフィス移転を考えている方はぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。

また、記事の後半には体験談からわかるオフィス移転のポイントについてもまとめましたので、忙しい方はそちらだけでも確認してみてください。

 

1.移転を機にフリーアドレスの導入に成功したA社

書類が積み上がった昭和のオフィス

創業50年を超えるA社ですが、近年A社にも働き方改革の流れがきており、その一環としてオフィスの環境整備が行われてきました。

一方で、移転前の本社オフィスは、デスクがパーテーションで区切られていたり、廊下は商材が山積みになってしまっていたりと、昭和の漫画で出てくるような雰囲気だったそうです。
また、会議室も一箇所しかなく、自由に使うことが難しかったため、従業員間の連携への影響も問題に挙がっている状況だったといいます。

そんな中で、人員拡大に連れて少しずつ手狭になってきていたことや、従業員からも移転を希望する声が増えてきたことも相まって、一年後を目処に移転を行うことが決定されました。

風通しが良くなり作業効率も向上

A社の移転は、
「風通しのいい職場を作り、従業員間の連携を強化する」
「新しい働き方にあったオフィスづくり」
この2点をコンセプトに、仲介業者さんと相談しながら進めていったそうです。

移転に先立って、まず行っていたのは書類の電子化でした。
A社の旧オフィスでは紙の書類が多く、それらが視界を遮ることによって、従業員どうしの交流を妨げていたのですが、
ペーパーレス化に関して今までも何度か社内で話題にはなったものの、量が膨大でなかなか手が回っておらず。
今回の移転を機に、社内全体でペーパーレス化に取り組むことによって、紙資料の大幅な電子化に成功し、社内の見晴らしがよくなったそうです。

また、「新しい働き方にあったオフィスづくり」の一環として、固定デスクを持たないフリーアドレスの導入も行っていました。

フリーアドレスを導入するためには、デスクだけではなくローテーブルやカウンターテーブルなど、視線に変化が生まれる家具を取り入れたり、私物を置いておくことができるように従業員一人ひとりにロッカーを与えたり、と細かな工夫を行う必要があります。
そこで、その点はオフィスレイアウトの専門家の方と相談しながら、社内の仕組み作りから行っていったそうです。

現在移転後のオフィスでは、従業員間のコミュニケーションが前より明らかに活発になったように感じているといいます。特に、業務時間中のオンの状態のコミュニケーションだけではなく、昼休みといった業務外の時間のコミュニケーションも増えていて、社内の雰囲気があきらかに明るくなったと感じているそうです。

2.契約満了まであと半年、短期間で移転を行ったB社

移転プロジェクトを立ち上げるも手が回らず

B社が移転プロジェクトに本腰を入れたのは、移転を行う7ヶ月ほど前のこと。
オフィスの解約を行う前には、オーナー側に連絡をしなければならず、その期限がオフィス移転の６ヶ月前までであったため、かなり時間がない中での移転でした。

突如本腰入れて移転を行わなければならなくなってしまったため、社内でのリソースの確保もなかなかできず。
結局、上司に頼み込んで業務委託会社を手配するということで話を進めてもらい、急ピッチで準備することになったそうです。

当初は、自社リソースだけで乗り切ることも考えていたそうです。しかし、オフィス移転の流れについて調べてみると、物件やレイアウト決めから、各種手続きや工事の手配まで、仕事量が膨大出会ったこと、移転までの日時が迫っていたことから断念せざるをえなかったそうです。

仲介業者と２人３脚でなんとか移転に成功

移転までほとんど時間がなかったため、まず移転の目的や新オフィスのあり方を明確にすることによって、決定事項の優先順位決めを行いました。
B社のプロジェクトリーダーとしては、この優先順位を、仲介業者さんと話し合いながら具体的に決めることができたことが、オフィス移転の成功につながったと思っているそうです。

時間が限られた中での移転とはなったものの、大筋が決まってからは、ほぼスケジュール通り順調に進んで行きました。
大まかな流れとしては、紹介してもらった物件から希望に合うものを選び、その後仲介業者さんからのヒアリングを通して、レイアウト図面の作成をしてもらうという感じでした。
その他必要な行政手続きなどは、依頼した際に前もって教えていただいたため、B社でできることは全て行っていた感じだったそうです。

このような感じで、仲介業者さんに任せている部分も多かったですが、物件選定には力を入れていたといいます。
というのも、そもそもの移転の理由として、業務拡大に伴い社員数が増えオフィスが手狭になっていたこと、新しいビルに移ることによって企業イメージの向上や社員のやる気アップにつなげたいという思いがあったため、立地やオフィスビルの外観など、仲介業者さんと何度もやりとりを重ねながら納得のいく物件を見つけていったそうです。

移転後は立地を改善したことによって、アクセスがかなりよくなり取引先とのやりとりがしやすくなったといいます。
また、いくつかあった部署をワンフロアにまとめることによって、社員同士のコミュニケーションが円滑に図れるようになり、業務効率も上がったと感じているそうです。

3.一大プロジェクトとして移転に取り組んだC社

時代に即した職場環境を模索

C社の旧オフィスは、立地としては都内にありアクセスは良かったものの、オフィスが同一ビルの中で数フロアに分かれていたため、社内でも部署間の連携のとりにくさを問題視する声が挙がっていたそうです。

それに加えて、近年の社会情勢も踏まえて、働き方改革やフリーアドレスの導入、業務の最適化などの時代に即した社内変革に関して前向きな意見も多くなってきていたことから、2年ほど前に移転に関するプロジェクトの立ち上げを行っていったといいます。

また、移転プロジェクトには各部門から１０人ほどのメンバーを配置することで、社内の意見を平等に取り込めるようにしていたそうです。

オフィスデザインを生かし理想のスペースへ

C社の移転に際して、限られたスペースをどう活用するかということが問題となっていました。

それは、今回の移転でオフィスがさらに都心へと移動すると同時に、複数の部署をワンフロアに集める計画であったことや、近年コンスタントに本社社員数が増加していることから、かなりオフィスが手狭になることが予想されていたためです。
さらに、フリーアドレスの導入も行う計画であったため、特にオフィスレイアウトの組み立て方が重要になってくると考えていたそうです。

そんな中で、オフィスレイアウトを担当してもらう施工業社さんの選定には特に悩んだといいます。
結果的には、良い施工業社さんに出会うことができたため、C社の方針に合った納得のいくオフィスレイアウトを提案してもらうことができたそうです。
現在は、オフィス移転してから半年ほど経つのですが、フリーアドレスも特に問題なく運用できているといいます。これに関しては、個人ロッカーの設置と書類の電子化を同時に進めたことが功を奏したそうです。

また、レイアウト自体に関してもリフレッシュスペースや、自由なミーティングができるエリアなどは特に社員からの評判が良いらしく、椅子やデスク配置が変えやすいフレキシブルなレイアウトなので、何か不満の声が上がれば適宜対応できる点も、プロジェクトグループ内で評価が高かったといいます。

4.体験談からわかるオフィス移転する上で大切なこと

いかかでしたか、体験談を通してオフィス移転のイメージを掴んでもらえたのではないでしょうか。
とても基本的なことですが、オフィス移転を計画する際には特に以下の３つのことが大切になってきます。

 

 

特に、オフィスレイアウトは一度決めてしまうとなかなか変更しづらいです。
そのため、移転前にどれだけ綿密な計画を立てられるかというところが、移転成功の鍵になります。
ですが、複数回移転プロジェクトを経験したことがあり、１から計画を立てられる人は多くないと思います。
そんな方に向けて、 オフィス移転に関するセミナーも開催されています。ぜひ参考にしてみてください。

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