覚えておきたい オフィス移転時に必須の手続き一覧 覚えておきたい オフィス移転時に必須の手続き一覧

覚えておきたい オフィス移転時に必須の手続き一覧

最終更新日:2021年12月22日

 

オフィス移転をする際には、業者の手配から行政手続きまで、様々な手続きを行わなければなりません。
そんな時に、ある程度会社としてやるべきことが整理されていると安心できますよね。

そこで、今回は一般的なオフィス移転の際に行う必要のある手続きを、移転前から移転後まで時系列順にまとめました。
また、記事の初めには実際に移転を行った事例についても数例載せておりますので、ぜひ参考にしてみてください。

1.実際にオフィス移転に踏み切った事例

 

● リコーリース株式会社様 ●
業種:リース・金融サービス
移転エリア:東京23区内
坪数:約650坪
入居人数:約300名
施工会社:UCHIDA

移転の背景

以前は小さなビル内で、複数フロアを賃借していたが、キャパシティの大きいフロアに移転することで、社員間の連携をスムーズにするため。

移転成功のポイント

移転と共ににフリーアドレス化を促進し、フリーアドレスを意識したオフィス設計を導入。

実際にソファーやハイテーブル、集中席など、自由な働き方ができるエリアを設置したり、リフレッシュスペースにも視覚的な工夫を加えたりすることによって、社員が力を発揮しやすい環境を整備した。

 

● 株式会社プロフェッショナルバンク様 ●

業種:サービス業
移転エリア:東京23区内
坪数:約300坪
入居人数:約120名
施工会社:UCHIDA

移転の背景

従業員の増加に伴いフロアを増加させていたが、それを1フロアに統一することで、従業員間のコミュニケーションを円滑化するため。

移転成功のポイント

オフィス内に様々なタイプの椅子を設置することによって、目線に変化が生まれ、結果的にコミュニケーションの円滑化につながった。

また、固定のデスクを設置しないことによって、従業員数の増加など将来の変化に対応できるオフィスになった。

 

● ナブテスコ株式会社様 ●

業種:機器メーカー
移転エリア:東京23区内
坪数:約1000坪
入居人数:約300名
施工会社:UCHIDA

移転の背景

人員の増加によって座席スペースやミーティングスペースが不足していた。

移転成功のポイント

部門ごとの固定席を廃止することで、無駄な空席が減り、スペースの有効活用を実現。

また、社員間で気軽にコミュニケーションが取れるように、社員同士の目が届くレイアウトや、クイックミーティングスペースなどを導入することで、普段の仕事の中で自然と交流が生まれる環境を整えた。

2.オフィス移転前に行うべき手続き

移転先物件の手配

オフィス専門の仲介業者を手配して、新オフィスが入る物件を決定します。

手続き期限 : 解約日の6ヶ月前まで

手続き先 : オフィス仲介業者

手続き方法 : ネットやメール、電話での申し込み

解約通知(退去届)

現オフィスの賃貸契約の解消をオーナー側に知らせる手続きです。

手続き期限 : 解約日の6ヶ月前まで

手続き先 : ビル管理会社やオーナー

手続き方法 : 書面の送付による通知

引越し業者の手配

オフィスの引越し業者には、荷物の移動の他に部署ごとのデスク配置や、フロア配線といったレイアウト工事など専門作業も付随して行ってくれるところもあり、どの業者に依頼するか迷った時には判断基準の一つになります。

手続き期限 : 解約日の3~4ヶ月前頃

手続き先 : 引越し業者

手続き方法 : ネットやメール、電話での申し込み

現状回復工事の手配

賃貸契約書にオーナー指定の施工業者が記載されている場合は、まずそちらに問い合わせを行います。
また、現状回復する範囲もオーナーとの相談の上で決まります。オフィスの場合、一般住宅の場合とは異なり、借主の負担分が大きくなることに留意しておく必要があります。

手続き期限 : オフィス移転2ヶ月前までに手配

手続き先 : 施工業者

手続き方法 : ネットやメール、電話での申し込み

3.オフィス移転直前に行うべき手続き

インターネットや電話回線工事の手配

新しいオフィスの管理会社に回線工事をする時の注意事項を確認した上で工事の手配を行います。

手続き期限 : オフィス移転の1ヶ月前頃

手続き先 : 回線工事事業者

手続き方法 : ネットやメール、電話での申し込み

消防署への申請

新しい場所にオフィスを新設する場合、「防火対象物使用開始届」を出す必要があります。
また、加えてオフィスの内装工事をする場合には「防火対象物工事等計画届出書」も必要になります。
(内装業者の方で対応してもらえる場合もありますので、提出前に確認しておく必要があります。)

手続き期限 : オフィス移転の7日前まで

手続き先 : 管轄する消防署

手続き方法 : 書面による届出

郵便物の転送届

郵便局に届出をすることによって、1年間、旧住所宛の郵便物などを無料で転送してもらえます。

手続き期限 : オフィス移転日までに

手続き先 : 郵便局

手続き方法 : 窓口もしくはネットから

取引先への連絡

連絡する取引先をリストアップし、伝え漏れの無いようにしましょう。

手続き期限 : オフィス移転日までに

手続き先 : 各種取引先

手続き方法 : メールもしくははがきによる連絡

4.オフィス移転直後に行うべき手続き

異動届出書の提出

移転前と移転後の税務署双方に対して書類を提出する必要があります。

手続き期限 : 遅滞なく移転してすぐ

手続き先 : 税務署

手続き方法 : e-Taxでの手続き

健康保険、厚生年金保険の変更手続き

元々の管轄内に移転するか、管轄外に移転するかによって、手続き内容に違いがあるため、詳しい手続き内容については日本年金機構のホームページで確認しましょう。

手続き期限 : 所在地の変更から5日以内

手続き先 : 年金事務所

手続き方法 : 書面での提出(郵送や電子申請も可)

労働保険名称・所在地変更届の提出

管轄の労働基準監督署もしくは公共事業安定所に、労働保険名称・所在地変更届の提出が必要です。

手続き期限 : 所在地の変更から10日以内

手続き先 : 労働基準監督署もしくは公共事業安定所

手続き方法 : 書面での提出

雇用保険事業主事業所各種変更届

前記の労働保険名称・所在地変更届を提出した後に、こちらの提出を行うと、効率よく手続きを行うことができます。

手続き期限 : 所在地の変更から10日以内

手続き先 : 公共事業安定所(ハローワーク)

手続き方法 : 書面での提出(電子申請も可)

本店移転登記

会社法で決められており、変更登記を怠った場合罰則が設けられているため、注意が必要です。
用意する資料が多いため、司法書士や専門業者などに任せるのが一般的です。

手続き期限 : 移転日から2週間以内

手続き先 : 法務局

手続き方法 : 書面での提出(電子申請も可)

都道府県税事務所への申告

一般的に移転前と移転後の両方のオフィスを管轄する税事務所に、登記事項証明書や定款などを提出する必要があります。

手続き期限 : 税事務所によって異なる。期限が長いところで1ヶ月、早いところで10日以内。

手続き先 : 都道府県税事務所

手続き方法 : 書面での提出

給与支払い事務所等の開設・移転・廃止の届出

移転前と移転後の税務署に対して書類を提出する必要があります。

手続き期限 : 移転してから1ヶ月以内

手続き先 : 税務署

手続き方法 : e-taxでの手続き

銀行口座や各種クレジットカードの住所変更手続き

銀行口座や法人契約でのクレジットカードを持っている場合は、こちらも忘れずに手続きしましょう。

手続き期限 : 特になし、遅くても1年以内

手続き先 : 銀行、クレジット会社

手続き方法 : オンラインもしくは窓口による手続き(会社によって異なる)

5.オフィス移転時の手続きは早めの行動がカギ

今回の記事で、オフィス移転時に必要な手続きについて、大まかに把握できたのではないでしょうか。
引越しの手配や内装業者の手配などを忘れることはまずないと思いますが、行政への手続きはうっかり忘れてしまう方が結構多いです。
そのため、もし忘れていても期限には間に合うように、早めに準備を始めておくことが大切です。

 

※手続き内容について、手続き先の行政機関、業者によっては記事の内容と一部異なる場合があります。手続き前には改めて確認をとるようにしましょう。

オフィスの生産性を上げる音楽とは?
  • その他おすすめ記事はコチラ | 音と職場ガイド
  • オフィスの生産性を上げるBGMとして近年話題になっている自然音。自然に近い環境の中で仕事をすると生産性が上がる。 「バイオフィリックデザイン」に基づいた考え方が脚光を浴びています。
    そんなオフィスBGMとしての自然音サービスの中からおすすめの3社をピックアップし比較 しました。費用や音質、導入企業、いちおしポイントが一目でわかるので今すぐチェック!

    おすすめサービス3社を比較する
オフィスBGMおすすめ3社比較!!
R-LIVE
RLIVE
費用
品質
工事
RLIVE
RLIVE
RLIVE
POINT

ハイレゾ自然音を
低コストで実現。
設置も楽に完了。

KooNe
KooNe
費用
品質
工事
KooNe
KooNe
KooNe
POINT

独自の空間音響設計。
自然界にいるような
空間をデザイン。

Sound Design for OFFICE
Sound Design for OFFICE
費用
品質
工事
Sound Design for OFFICE
Sound Design for OFFICE
Sound Design for OFFICE
POINT

多種多様な
チャンネルを用意した
オフィス専用BGM。

同カテゴリの一覧を展開
  • 仕事の生産性を上げる音とは?
  • 仕事場とBGMについて
  • オフィスに効果のある音源
おすすめ3社を徹底比較!