覚えておきたい　オフィス移転時に必須の手続き一覧

 

オフィス移転をする際には、業者の手配から行政手続きまで、様々な手続きを行わなければなりません。
そんな時に、ある程度会社としてやるべきことが整理されていると安心できますよね。

そこで、今回は一般的なオフィス移転の際に行う必要のある手続きを、移転前から移転後まで時系列順にまとめました。
また、記事の初めには実際に移転を行った事例についても数例載せておりますので、ぜひ参考にしてみてください。

1.実際にオフィス移転に踏み切った事例

 

 

 

2.オフィス移転前に行うべき手続き

移転先物件の手配

オフィス専門の仲介業者を手配して、新オフィスが入る物件を決定します。

解約通知（退去届）

現オフィスの賃貸契約の解消をオーナー側に知らせる手続きです。

引越し業者の手配

オフィスの引越し業者には、荷物の移動の他に部署ごとのデスク配置や、フロア配線といったレイアウト工事など専門作業も付随して行ってくれるところもあり、どの業者に依頼するか迷った時には判断基準の一つになります。

現状回復工事の手配

賃貸契約書にオーナー指定の施工業者が記載されている場合は、まずそちらに問い合わせを行います。
また、現状回復する範囲もオーナーとの相談の上で決まります。オフィスの場合、一般住宅の場合とは異なり、借主の負担分が大きくなることに留意しておく必要があります。

3.オフィス移転直前に行うべき手続き

インターネットや電話回線工事の手配

新しいオフィスの管理会社に回線工事をする時の注意事項を確認した上で工事の手配を行います。

消防署への申請

新しい場所にオフィスを新設する場合、「防火対象物使用開始届」を出す必要があります。
また、加えてオフィスの内装工事をする場合には「防火対象物工事等計画届出書」も必要になります。
（内装業者の方で対応してもらえる場合もありますので、提出前に確認しておく必要があります。）

郵便物の転送届

郵便局に届出をすることによって、1年間、旧住所宛の郵便物などを無料で転送してもらえます。

取引先への連絡

連絡する取引先をリストアップし、伝え漏れの無いようにしましょう。

4.オフィス移転直後に行うべき手続き

異動届出書の提出

移転前と移転後の税務署双方に対して書類を提出する必要があります。

健康保険、厚生年金保険の変更手続き

元々の管轄内に移転するか、管轄外に移転するかによって、手続き内容に違いがあるため、詳しい手続き内容については日本年金機構のホームページで確認しましょう。

労働保険名称・所在地変更届の提出

管轄の労働基準監督署もしくは公共事業安定所に、労働保険名称・所在地変更届の提出が必要です。

雇用保険事業主事業所各種変更届

前記の労働保険名称・所在地変更届を提出した後に、こちらの提出を行うと、効率よく手続きを行うことができます。

本店移転登記

会社法で決められており、変更登記を怠った場合罰則が設けられているため、注意が必要です。
用意する資料が多いため、司法書士や専門業者などに任せるのが一般的です。

都道府県税事務所への申告

一般的に移転前と移転後の両方のオフィスを管轄する税事務所に、登記事項証明書や定款などを提出する必要があります。

給与支払い事務所等の開設・移転・廃止の届出

移転前と移転後の税務署に対して書類を提出する必要があります。

銀行口座や各種クレジットカードの住所変更手続き

銀行口座や法人契約でのクレジットカードを持っている場合は、こちらも忘れずに手続きしましょう。

5.オフィス移転時の手続きは早めの行動がカギ

今回の記事で、オフィス移転時に必要な手続きについて、大まかに把握できたのではないでしょうか。
引越しの手配や内装業者の手配などを忘れることはまずないと思いますが、行政への手続きはうっかり忘れてしまう方が結構多いです。
そのため、もし忘れていても期限には間に合うように、早めに準備を始めておくことが大切です。

 

※手続き内容について、手続き先の行政機関、業者によっては記事の内容と一部異なる場合があります。手続き前には改めて確認をとるようにしましょう。